Datenschutz und Sicherheit
Aufnehmen, ohne jemanden zu überrumpeln
Ein Notetaker hört auch Menschen, die ihn nicht eingeladen haben. Deshalb ist bei Agile Companion jeder Schritt sichtbar, angekündigt und für alle stoppbar. Und Ihre Daten bleiben in Deutschland.
Standort
Server in Nürnberg. AVV in jedem Tarif.
Sie sind Verantwortlicher, wir verarbeiten im Auftrag. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen Sie bei der Registrierung ab, auch im kostenlosen Tarif.
- Auftragsverarbeitung: AVV ansehen
- Keine Nutzung Ihrer Meetings zum Training von KI-Modellen
- Kein Tracking und keine Cookies auf diesen Seiten
- Datenexport jederzeit: Markdown, Text, PDF, Word, Untertitel
Im Meeting
Was passiert, Schritt für Schritt
So begleitet der Companion ein Meeting – und so erfahren alle Beteiligten davon.
Vorher: Regeln und Ausnahmen
Sie legen fest, welche Termine begleitet werden. Termine mit Wörtern wie „privat“, „Bewerbung“, „Personal“ oder „vertraulich“ lässt der Companion von sich aus aus. Optional bekommen Gäste vorab eine Mail mit „Nicht aufnehmen“-Link.
Beitritt: sichtbar und mit Namen
Der Notetaker erscheint als „Agile Companion · KI-Notetaker (zeichnet auf)“. Einen unsichtbaren Modus gibt es nicht. Er wartet im Wartebereich, bis ihn jemand hereinlässt, und umgeht keine Sperren.
Ansage, dann Aufnahme
Erst sagt er per Sprache und im Chat an, dass aufgezeichnet wird und wie man widerspricht. Danach beginnt die Aufnahme. Kommt jemand später dazu, wiederholt er den Hinweis im Chat.
Stopp für jede Person
„stopp“ im Chat oder ein Klick auf den Link aus der Chat-Nachricht beendet die Aufnahme für alle. Das bisher Aufgenommene wird gelöscht, Sie bekommen Bescheid. Entfernt der Gastgeber den Notetaker in den ersten drei Minuten, wird nichts verarbeitet.
Verarbeitung mit klarer Kennzeichnung
Transkript und Zusammenfassung entstehen automatisch und sind als KI-erstellt markiert, mit dem Hinweis, sie zu prüfen. Keine Stimmungs- oder Gefühlsanalyse von Personen, keine Stimmprofile, Redeanteile nur als neutrale Statistik.
Löschen nach Frist
Die Tonaufnahme löschen wir nach 7 Tage (oder direkt nach der Verarbeitung), Transkripte und Zusammenfassungen nach Ihrer Frist (Vorgabe 365 Tage, im Tarif Kostenlos 30 Tage). Jeder Löschlauf wird protokolliert.
Technik
Sicherheit im Betrieb
Standort und Betrieb
- Server bei Hetzner in Nürnberg, Deutschland
- Notetaker laufen auf eigenen Servern, getrennt von der Anwendung
- Tägliche Sicherung der Datenbank
Verschlüsselung
- TLS für jede Verbindung
- Kalender-Adressen und Zugänge mit AES-256 verschlüsselt
- Teilen-Links zufällig, widerrufbar, auf Wunsch mit Ablauf
Rollen und Rechte
- Admin, Mitglied und Leser je Arbeitsbereich
- Meetings privat, für das Team oder per Link geteilt
- Arbeitsbereiche strikt getrennt
Nachweise
- Protokoll je Meeting: Ansage, Teilnehmer, Widersprüche
- Aufbewahrt 3 Jahre als Nachweis für Sie
- Audit-Export im Tarif Business
Unterauftragsverarbeiter
Wer außer uns beteiligt ist
Die vollständige Liste mit Namen steht im AVV. Änderungen kündigen wir 30 Tage vorher an.
| Kategorie | Zweck | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Rechenzentrum | Betrieb der Anwendung, Datenbank, Speicher und Notetaker | Deutschland (Nürnberg) |
| Spracherkennung (KI) | Transkript mit Sprechertrennung | EU-Verarbeitung, wo angeboten; sonst USA mit Standardvertragsklauseln |
| Sprachmodell (KI) | Zusammenfassung, Aufgaben, Antworten auf Fragen | USA mit EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln |
| E-Mail-Versand | Benachrichtigungen, Zusammenfassungen per Mail | Deutschland bzw. laut AVV |
| Zahlungsdienstleister | Abrechnung der Tarife (keine Meetingdaten) | EU, Übermittlung in die USA möglich |
KI-Hinweis
Was die KI tut und was nicht
Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben und Antworten entstehen automatisch mit künstlicher Intelligenz und sind in der App, in Mails und in Exporten so gekennzeichnet (EU-KI-Verordnung Art. 50). Sie können Fehler enthalten. Bitte prüfen Sie wichtige Inhalte.
- Keine Erkennung von Gefühlen, Stimmung oder „Engagement“ von Personen
- Keine Stimmprofile: Sprecher werden über den Anzeigenamen im Meeting zugeordnet
- Redeanteile nur als neutrale Statistik, ohne Rangliste
- Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet
Ihre Pflichten als Verantwortlicher
Kurz und ehrlich
Der Companion nimmt Ihnen viel ab, aber nicht alles. Als Verantwortlicher informieren Sie Ihre Gesprächspartner und holen, wo nötig, eine Einwilligung ein.
- Teilnehmer informieren, z. B. mit einem Satz in der Einladung
- Bei Meetings mit Mitarbeitenden: Betriebsrat beteiligen, ideal mit Betriebsvereinbarung
- Bei sensiblen Gesprächen (Gesundheit, Personal): lieber nicht aufnehmen
Kein Rechtsrat: Diese Seite erklärt, wie das Produkt arbeitet. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Datenschutzberatung.
Datenschutz, den man hört
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