Ein KI-Notetaker war in Ihrem Meeting. Das sollten Sie wissen.
Hier erfahren Sie, was aufgezeichnet wird, wer dafür verantwortlich ist und wie Sie die Aufnahme stoppen oder Ihre Daten löschen lassen.
Sie möchten nicht aufgezeichnet werden?
- Im Meeting: Schreiben Sie „stopp“ in den Chat oder klicken Sie auf den Link in der Chat-Nachricht des Notetakers. Die Aufnahme endet sofort für alle, und das bisher Aufgenommene wird gelöscht. Sie können auch den Gastgeber bitten, den Notetaker zu entfernen.
- Vorher: Haben Sie eine Hinweis-Mail bekommen, nutzen Sie dort den Link „Nicht aufnehmen“.
- Nachher: Stellen Sie unten eine Anfrage auf Widerspruch, Löschung oder Auskunft. Wir leiten sie unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und sperren die Aufnahme bis zur Klärung.
Was passiert?
Eine Person in Ihrem Meeting nutzt Agile Companion. Der automatische Teilnehmer „Agile Companion · KI-Notetaker (zeichnet auf)“ zeichnet den Ton auf, erstellt daraus ein Transkript und lässt mit künstlicher Intelligenz eine Zusammenfassung schreiben.
Er filmt nicht, bewertet keine Personen, erkennt keine Gefühle und legt keine Stimmprofile an.
Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die Person bzw. das Unternehmen, das den Notetaker eingesetzt hat. Der Name steht im Namen des Notetakers („KI-Notetaker von …“) und in seiner Chat-Nachricht.
Agile Developer (Onestop Software e.K., Anschrift im Impressum) verarbeitet die Daten nur im Auftrag und nach Weisung dieses Verantwortlichen.
Welche Daten?
- Ihre Stimme und Ihre Redebeiträge
- Ihr Anzeigename im Meeting, gegebenenfalls Ihre E-Mail-Adresse aus der Einladung
- Zeitpunkte, Beitritt und Redezeiten
- Chat-Befehle wie „stopp“ und Ihr Widerspruch
Zweck und Rechtsgrundlage
Dokumentation des Meetings (Protokoll, Aufgaben, Entscheidungen). Rechtsgrundlage ist je nach Einsatz das berechtigte Interesse des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder eine Betriebsvereinbarung (Art. 88 DSGVO). Einzelheiten nennt Ihnen der Verantwortliche.
Wer bekommt die Daten?
Gespeichert wird auf Servern in Nürnberg, Deutschland. Für Transkription und Zusammenfassung setzen wir spezialisierte KI-Dienstleister ein; dabei ist eine Übermittlung in die USA möglich (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln). Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Wie lange?
Die Tonaufnahme in der Regel höchstens 7 Tage. Transkript und Zusammenfassung so lange, wie der Verantwortliche es festlegt. Das Protokoll über Ansage und Widersprüche dient als Nachweis und wird 3 Jahre aufbewahrt.
Ihre Rechte
Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77), zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg.
KI-Hinweis
Transkripte und Zusammenfassungen werden automatisch mit künstlicher Intelligenz erstellt (EU-KI-Verordnung Art. 50) und können Fehler enthalten.